Einkäufer*in

Zur erfolgreichen Unternehmensführung gehört eine perfekte Einkaufsorganisation. Einkäufer*innen kaufen Waren aller Art für den Produktionsprozess oder Handelswaren für den Weiterverkauf. Ihr Aufgabengebiet erstreckt sich von der Informationsbeschaffung über die Preisbeobachtung und -bewertung bis hin zu Kaufverhandlungen. Sie beobachten die internationalen und nationalen Märkte, holen Angebote ein und vergleichen sie, führen Verhandlungen mit Lieferanten und Großhändler*innen, gegebenenfalls planen und organisieren sie auch die Lagerhaltung sowie den Zugriff auf die Lagerbestände.

Aus den Angeboten und den Ergebnissen der Lieferantenbeurteilung wählen sie in Absprache mit der jeweiligen Fachabteilung und der Geschäftsführung jenes aus, das in Qualität und Preis dem Bedarf des Unternehmens am besten entspricht. Gegebenenfalls suchen sie Lieferanten auf und überzeugen sich davon, dass die Waren tatsächlich den Qualitätsbeschreibungen des Angebotes entsprechen. Sie schließen mit den Lieferfirmen Verträge ab und vereinbaren Liefertermine. Falls die bestellten Waren nicht frei Haus geliefert werden, organisieren sie den Transport der angekauften Produkte durch Vergabe von Aufträgen an Speditionen und andere Logistikdienstleister. Beim Kauf ausländischer Waren beziehen Einkäufer*innen die geltenden Einfuhr- und Zollbestimmungen in die Kostenkalkulation ein. Sie berücksichtigen die Entwicklung der Wechselkurse und legen eventuell vertraglich einen fixen Umrechnungskurs fest.

Siehe hierzu auch den Beruf Einkäufer*in.

Einkäufer*innen arbeiten an modern ausgestatteten Computerarbeitsplätzen in Büros und verwenden dabei alle gängigen Kommunikationsmittel wie Telefone, Mobiltelefone, Internet, E-Mail, Videotelefonie usw. Sie arbeiten mit unterschiedlicher, teils spezialisierter Bürosoftware, jedenfalls aber mit Textverarbeitungs- und Kalkulationsprogrammen. Sie verwenden Lieferantendatenbanken, Kataloge, Prospektmaterialien und Preiskalkulationen sowie die üblichen Büromaterialien. Sie bearbeiten Zoll- und Frachtformulare, Angebote und Bestellformularen.

Einkäufer*innen arbeiten in Büroräumen und teilweise in Lagerräumen von Betrieben aller Wirtschaftsbereiche, selten auch direkt bei Lieferanten. Sie arbeiten gemeinsam mit Berufskolleginnen und Bürokaufleuten (siehe Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)) sowie mit Kolleginnen/Kollegen aus nahezu allen Bereichen des Unternehmens wie Lager- und Materialwirtschaft (siehe z. B. Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf), Produktion, Vertrieb, Verkauf und Finanzen. Sie haben Kontakt mit Großhändler*innen, Lieferant*innen und Mitarbeiter*innen von Speditionen (siehe z. B. Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), Speditionslogistik (Lehrberuf), Spediteur*in).

Einkäufer*innen arbeiten hauptsächlich zu den betriebsüblichen Bürozeiten an Bildschirmarbeitsplätzen.

• Informationen über Einkaufsmöglichkeiten beschaffen
• branchen- und betriebsspezifischen Einkauf durchführen
• bei der Lieferantenbeurteilung mitwirken
• Angebote vergleichen und beurteilen
• Bestellungen vorbereiten und durchführen (Material, Waren und Dienstleistungen)
• Zoll, Nebenkosten, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Währungen beachten
• Liefertermine überwachen und Maßnahmen bei Lieferverzug durchführen
• Dokumentationen führen
• Arbeiten im Rechnungswesen (Kostenrechnung, Kalkulation, Controlling) durchführen
• Formulare, Vordrucke und Schriftstücke ausfertigen und bearbeiten

• Produktions-, Dienstleistungs- und Handelsunternehmen aller Branchen

Wichtige Ausbildungsinhalte:

• Allgemeine Betriebswirtschaft
• Produktionswirtschaft, Materialwirtschaft
• Kommunikation, Verhandlungsführung, Verkaufsstrategien
• Einkaufs-/Beschaffungsmarketing
• Einkaufsmethoden und -organisation
• Technischer Einkauf
• Kostenrechnung und Controlling
• Lagerwirtschaft, Logistik
• Außenhandel und Zollrecht
• Fremdsprachen

Einkäufer*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen laufend zu ergänzen und zu vertiefen.

Weiterbildungsbereiche für Einkäufer*innen sind beispielsweise:

• Außenwirtschaft und Zollrecht
• E-Commerce
• Controlling in Einkauf und Materialwirtschaft
• Lagerwirtschaft, Logistik
• Internationale Betriebswirtschaft
• Fremdsprachen
• Datensicherheit, Datenschutz, Privacy
• Umgang mit sozialen Medien

Zahlreiche Weiterbildungsanbieter wie z. B. dasBerufsförderungsinstitut (bfi) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereich von Einkäufer*innen Weiterbildungsangebote durch.

In großen Betrieben werden zur kaufmännischen Weiterbildung auch innerbetriebliche Kurse und Seminare durchgeführt.

Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten außerdem Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge an berufsbildenden höheren Schulen. Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht. Auch die Berufsreifeprüfung (insb. Lehre mit Matura) oder eine Studienberechtigungsprüfung ermöglichen den Zugang zum Studium.

Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Einkäufer*innen zu Teamleiter*innen oder Abteilungsleiter*innen aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams.

Weiterführende Bildungsmöglichkeiten und Höherqualifizierung:

Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.

Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.

Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

• gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• Fremdsprachenkenntnisse
• gute Deutschkenntnisse
• gute rhetorische Fähigkeit
• kaufmännisches Verständnis
• Zahlenverständnis und Rechnen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Argumentationsfähigkeit / Überzeugungsfähigkeit
• Aufgeschlossenheit
• Durchsetzungsvermögen
• Kommunikationsfähigkeit
• Kontaktfreude
• Kundinnen- / Kundenorientierung
• Verhandlungsgeschick

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Belastbarkeit / Resilienz
• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Freundlichkeit
• Selbstorganisation
• Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• Organisationsfähigkeit
• Planungsfähigkeit
• Prozessverständnis
• systematische Arbeitsweise
• Umgang mit sozialen Medien
• unternehmerisches Denken

Ersatz von Lehrabschlussprüfungen

Die abgelegte Lehrabschlussprüfung im Lehrberuf EinkäuferIn ersetzt die Lehrabschlussprüfung in den Lehrberufen

• Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)
• Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf)
• Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf)

Verwandte Lehrberufe

Durch die Verwandtschaftsregelung wird die Ausbildung in einem Lehrberuf auf Teile der Lehrzeit in anderen (verwandten) Lehrberufen angerechnet. Dadurch verkürzt sich die Lehrzeit bei der Ausbildung in einem weiteren Lehrberuf (oder auch beim Wechsel auf einen verwandten Lehrberuf).

Bei folgenden verwandten Lehrberufen verkürzt sich die Lehrzeit im Ausmaß der angegebenen Lehrjahre. (Beispiel: Der Eintrag „1. voll“ bedeutet z. B., dass sich die Lehrzeit im verwandten Lehrberuf um ein Jahr verkürzt.)

• ?Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung (Lehrberuf), „1. voll“
• Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Drogist*in (Lehrberuf), „1. voll“
• E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• EDV-Kaufmann / EDV-Kauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Einzelhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Foto- und Multimediakaufmann / Foto- und Multimediakauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei (Lehrberuf), „1. voll“
• Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf), „1. voll“
• Medizinproduktekaufmann / Medizinproduktekauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Mobilitätsservice (Lehrberuf), „1. voll“
• Personaldienstleistung (Lehrberuf), „1. voll“
• Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Reisebüroassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Speditionslogistik (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Sportadministration (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Steuerassistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Waffen- und Munitionshändler*in (Lehrberuf), „1. voll“

Alternativen (Auswahl)

Alternative Berufe sind Berufe, die entweder eine ähnliche Ausbildung oder ähnliche Aufgaben- oder Tätigkeitsbereiche haben, wie der Beruf, über den du dich gerade informierst. Die Ähnlichkeit kann auch in den Arbeitsmaterialien, den Arbeitsumgebungen liegen oder in der Art, wie du mit anderen Menschen zusammenarbeitest.

Diese Liste soll dir bei der Überlegung helfen, welche Berufe und Ausbildungen für dich noch interessant sein könnten und dich auf weitere Ideen bringen.

• Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung (Lehrberuf), „1. voll“
• Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Controller*in
• Direktberater*in
• Drogist*in (Lehrberuf), „1. voll“
• E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• E-Commerce-Manager*in
• EDV-Kaufmann / EDV-Kauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Einkäufer*in
• Einzelhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Exportkaufmann / Exportkauffrau
• Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Foto- und Multimediakaufmann / Foto- und Multimediakauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Handelsvertreter*in
• Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Informationsmanager*in
• Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei (Lehrberuf), „1. voll“
• Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf), „1. voll“
• Kund*innenbetreuer*in
• Logistiker*in
• Magazineur*in
• Managementassistent*in
• Medizinproduktekaufmann / Medizinproduktekauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Mobilitätsservice (Lehrberuf), „1. voll“
• Personaldienstleistung (Lehrberuf), „1. voll“
• Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Reisebüroassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Sachbearbeiter*in
• Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Speditionslogistik (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Sportadministration (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Steuerassistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Verkaufstechniker*in / Vertriebstechniker*in
• Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Vertriebswirt*in
• Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Waffen- und Munitionshändler*in (Lehrberuf), „1. voll“

Mit einer erfolgreich abgeschlossenen Lehre und vier weiteren Prüfungen erlangst du die Berufsmatura (Berufsreifeprüfung). Diese öffnet dir den Zugang zu Universitäts- und Fachhochschulstudien. Außerdem ermöglicht sie zusätzliche Karrierewege im erlernten Beruf, aber auch außerhalb des bisherigen Berufsfeldes.

Und so geht es:

Die Berufsmatura besteht aus vier Teilprüfungen: Deutsch (schriftlich und mündlich) und Mathematik (schriftlich), eine lebende Fremdsprache (schriftlich oder mündlich) und ein Fachbereich (schriftliche Prüfung oder Projektarbeit und mündliche Prüfung). Der Fachbereich ist ein Thema aus dem Berufsfeld des Kandidaten/der Kandidatin.

Wie funktioniert die Vorbereitung?

Die Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung erfolgt in Vorbereitungskursen, die von Erwachsenenbildungseinrichtungen (z. B. WIFI, BFI, Volkshochschulen), Berufsschulen oder höheren Schulen (z. B. AHS, HAK, HTL, HLW) angeboten werden. In solchen Lehrgängen können auch die jeweiligen Teilprüfungen abgelegt werden. Drei der vier Teilprüfungen können bereits während der Lehre abgelegt werden. Zur letzten Teilprüfung kannst du nach erfolgreichem Lehrabschluss, aber nicht vor dem 19. Geburtstag antreten.

Durch ein Förderprogramm, können die Vorbereitungskurse und die Prüfung seit September 2008 in ganz Österreich kostenlos angeboten werden. Zur konkreten Ausgestaltung der Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung bestehen in den einzelnen Bundesländern unterschiedliche Modelle. Informationen bieten u. a. die Bildungseinrichtungen und die Lehrlingsstellen der Wirtschaftskammern.

Link: Häufig gestellte Fragen!

Selbstständigkeit

Einkäufer*innen üben ihren Beruf in der Regel im Rahmen eines Angestelltenverhältnisses aus.

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung ist gegeben durch:

Freies Gewerbe, u. a.:

• Handelsgewerbe
• Handelsagent

Informationen zum „Freien Gewerbe“: freie Gewerbe erfordern in der Regel keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde. Grundsätzlich richtet sich der Gewerbeumfang nach dem Wortlaut der Gewerbeanmeldung.

Liste der Freien Gewerbe:

• Bundeseinheitliche Liste der freien Gewerbe

ALLGEMEINE HINWEISE:

Für jede Tätigkeit, die Sie selbstständig, regelmäßig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausüben wollen, brauchen Sie eine Gewerbeberechtigung (Ausnahme: Freie Berufe). Diese erhalten Sie durch Anmeldung bei der Gewerbebehörde (Bezirkshauptmannschaft, Magistrat).
Unabhängig von einem etwaigen Befähigungsnachweis müssen sie dafür folgende Voraussetzungen erfüllen:

• das 18. Lebensjahr muss vollendet sein
• österreichische Staatsbürgerschaft oder Staatsbürgerschaft eines anderen EU-Mitgliedstaates (oder eines Staates, mit dem ein entsprechender Staatsvertrag besteht) oder es liegt ein gültiger Aufenthaltstitel vor, der zur selbstständigen Tätigkeit berechtigt
• keine Ausschließungsgründe (z. B. abgewiesene Konkursanträge, Bestrafung wegen Finanzstrafdelikten)

Freie Berufe sind selbstständige (freiberufliche) Tätigkeiten, die nicht der Gewerbeordnung unterliegen (z. B. Arzt/Ärztin und andere Gesundheitsberufe, Rechtsanwalt/-anwältin, Musiker*in, Schriftsteller*in und andere Künstlerberufe). Für einige freie Berufe ist die Berufsausübung durch eigene Rechtsvorschriften (Ärztegesetz, Rechtsanwaltsordnung, Ziviltechnikergesetz etc.) geregelt und es bestehen eigene Interessensvertretungen (Kammern oder Berufsverbände), denen die Aufnahme der selbstständigen Berufstätigkeit gemeldet werden muss. Für andere freie Berufe, wie z. B. Künstler*in, Schriftsteller*in, Journalist/Journalistin, bestehen keine besonderen Rechtsvorschriften und Meldepflichten.

In allen Fällen einer selbstständigen Berufsausübung (ob im Rahmen eines Gewerbes oder als freiberufliche Tätigkeit) ist diese bei der Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft und dem zuständigen Finanzamt zu melden.

Weitere Informationen und Kontakte:

• Weitere Informationen über die Gewerbeordnung, Befähigungsnachweise, Kontaktmöglichkeiten usw. finden Sie unter Wirtschaftskammer Österreich – Gewerberecht.
• Weitere Informationen zur Unternehmensgründung, Kontaktmöglichkeiten usw. finden Sie unter Gründerservice der Wirtschaftskammer Österreich.