Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung übernehmen die Verwaltungsaufgaben der Sicherheitsbehörden, speziell der Polizei. Dazu gehören unter anderem Office-Management (Verwaltung von Terminen und Besprechungen, Schrift- und Telefonverkehr, Brief- bzw. E-Mail-Verkehr, Organisation von Dienstreisen usw.), das Verfassen von Verfahrensanordnungen und Ladungen, Vorbereitung von Akteneinsichten und die Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken wie Bescheiden, Stellungnahmen und Einsprüchen.
Bei diesen Tätigkeiten ist der ist der direkte Kundenkontakt (Parteienverkehr) wichtig, in dem die Assistent*innen der Sicherheitsverwaltung auf Augenhöhe mit den Kundinnen und Kunden kommunizieren können müssen und genau die Regeln zur Einhaltung von Amtsverschwiegenheit und Auskunftspflicht befolgen.

Assistent*innen der Sicherheitsverwaltung sind auch für die Materialbeschaffung, Inventar und die Beauftragung von externen Dienstleistungen zuständig. Dabei holen sie verschiedene Angebote ein, um Leistungen zu vergleichen und Aufträge zu verteilen. Zusätzlich arbeiten sie im Rechnungswesen der öffentlichen Einrichtung mit. Sie organisieren das Belegwesen, prüfen Belege und bereiten sie für die Verbuchung vor. Außerdem arbeiten sie im Zahlungsverkehr der Behörde mit und organisieren und verwalten Ein- und Auszahlungen.

Zu ihren Aufgaben gehört auch das Erfassen von Daten und Kennzahlen, um Statistiken erstellen zu können und gegebenenfalls die Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit. Das bedeutet z. B., dass sie Newsletter gestalten oder Presseaussendungen und Social-Media-Beiträge vorbereiten.

Für die Ausübung des Berufs des Assistenten bzw. der Assistentin in der Sicherheitsverwaltung sind vielfältige fachliche (allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung, öffentliches Rechnungswesen, Öffentlichkeitsarbeit, Office-Management) und fachübergreifende Kompetenzen wichtig. Kommunikationsfähigkeiten, die die kulturelle und soziale Vielfalt der Kundinnen und Kunden berücksichtigen, gehören dazu ebenso wie digitales Arbeiten, die Berücksichtigung von ökologischen Zusammenhängen und die Beachtung der Grundsätze des Qualitätsmanagements.

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung arbeiten in Büros mit modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, computergestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postaussendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen und verwenden unterschiedlichste (elektronische) Formulare. Sie bedienen Computer, Laptops, Kopierer, Scanner und andere Bürogeräte und verwenden verschiedene Kommunikationsmittel wie Telefone, Mobiltelefone (Smartphones), E-Mail, Internet- und Videotelefonie.

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung arbeiten vorwiegend in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen, aber auch in Besprechungsräumen und anderen Amtsräumen, hauptsächlich in Polizeidienststellen und Polizeidirektionen. Sie arbeiten meist im Sitzen an Bildschirmarbeitsplätzen.

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung arbeiten im Team mit Berufskolleg*innen, anderen Verwaltungsmitarbeiter*innen, Vorgesetzten und unterschiedlichen Exekutivbediensteten (siehe Exekutivbedienstete / Exekutivbediensteter im Polizeidienst (Polizist*in), Kriminalbeamter / Kriminalbeamtin) usw. Sie haben direkten Kontakt zu Kundinnen und Kunden, aber auch zu Mitarbeiter*innen von Gerichten, zu Rechtsanwältinnen und -anwälten (siehe Rechtsanwalt / Rechtsanwältin), Sozialarbeiter*innen, Bewährungshelfer*innen usw.

Die Arbeitszeiten von Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung entsprechen in der Regel den üblichen Büroöffnungszeiten.

• Verwaltungsarbeiten durchführen, behördliche Schriftstücke verfassen
• Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen und bearbeiten
• Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
• Büroausstattung und Büromaterial beschaffen und organisieren
• Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
• im Rechnungswesen mitarbeiten, Belegorganisation und Belegprüfung
• Terminen, Besprechungen und Dienstreisen planen
• Parteienverkehr durchführen
• Newslettern, Aussendungen usw. für die Öffentlichkeitsarbeit erstellen

• öffentlicher Dienst in polizeilichen Einrichtungen wie Polizeidienststellen und Polizeidirektionen

Die Ausbildung im Lehrberuf Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung ist seit 1. Mai 2020 möglich. Der Lehrberuf ist als Ausbildungsversuch eingerichtet, daher ist der Beginn einer Ausbildung vorerst bis 31. August 2026 möglich.

Wichtige Ausbildungsinhalte:

• Büro- und Office-Management, Datei- und Ablageorganisation
• Grundlagen der Verwaltung
• formelles und materielles Verwaltungsrecht
• IT- und Softwareprogramme
• Rechnungswesen
• Terminmanagement
• Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
• Informationssuche und -beschaffung
• zielgruppengerechte Kommunikation
• Datenaufbereitung
• Nachhaltiges und ressourcenschonendes Handeln
• Datensicherheit und Datenschutz
• Inventarisierung und Materialverwaltung
• Terminmanagement

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, auf dem neuesten Entwicklungsstand zu bleiben und das Fachwissen laufend zu ergänzen und vertiefen.

Weiterbildungsbereiche für Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung sind beispielsweise:

• Betriebswirtschaft und Rechnungswesen
• Datensicherheit und Datenschutz
• IT- und Softwareprogramme
• Internet, Social Media und Multimedia
• Kundenbetreuung, Reklamationsmanagement
• Marketing und PR
• Fremdsprachen
• Rhetorik und Kommunikation
• Interkulturelles Management, Diversity Management
• Nachhaltigkeit, Ressourcen- und Energieeffizienz
• Digitale Tools und Anwendungen
• E-Governance
• Datenschutz und Datensicherheit
• Zeitmanagement

Weiterbildungseinrichtungen wie z. B. das Berufsförderungsinstitut (BFI) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) bieten zahlreiche Seminare und Lehrgänge für relevante Themenbereiche an. Im Bereich der öffentlichen Verwaltung bietet die Verwaltungsakademie des Bundes ein umfangreiches Weiterbildungsprogramm.

Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten außerdem Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge für Berufstätige an berufsbildenden höheren Schulen. Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht. Auch die Berufsreifeprüfung (insb. Lehre mit Matura) oder eine Studienberechtigungsprüfung ermöglichen den Zugang zum Studium.

Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung zu Teamleiter*innen, Büroleiter*innen oder Abteilungsleiter*innen aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams.

Weiterführende Bildungsmöglichkeiten und Höherqualifizierung:

Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.

Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.

Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• Fremdsprachenkenntnisse
• gute Deutschkenntnisse
• Zahlenverständnis und Rechnen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Argumentationsfähigkeit / Überzeugungsfähigkeit
• Aufgeschlossenheit
• Hilfsbereitschaft
• interkulturelle Kompetenz
• Kommunikationsfähigkeit
• Konfliktfähigkeit

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Belastbarkeit / Resilienz
• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Konzentrationsfähigkeit
• Rechtsbewusstsein
• Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
• Sicherheitsbewusstsein
• Verschwiegenheit / Diskretion

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• Informationsrecherche und Wissensmanagement
• Organisationsfähigkeit
• systematische Arbeitsweise
• Umgang mit sozialen Medien

Ersatz von Lehrabschlussprüfungen

Die abgelegte Lehrabschlussprüfung im Lehrberuf Bankkaufmann/-frau ersetzt die Lehrabschlussprüfung im Lehrberuf

• Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)

Verwandte Lehrberufe

Durch die Verwandtschaftsregelung wird die Ausbildung in einem Lehrberuf auf Teile der Lehrzeit in anderen (verwandten) Lehrberufen angerechnet. Dadurch verkürzt sich die Lehrzeit bei der Ausbildung in einem weiteren Lehrberuf (oder auch beim Wechsel auf einen verwandten Lehrberuf).

Bei folgenden verwandten Lehrberufen verkürzt sich die Lehrzeit im Ausmaß der angegebenen Lehrjahre. (Beispiel: Der Eintrag „1. voll“ bedeutet z. B., dass sich die Lehrzeit im verwandten Lehrberuf um ein Jahr verkürzt.)

• ?Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf), „1. voll“
• Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Drogist*in (Lehrberuf), „1. voll“
• E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• EDV-Kaufmann / EDV-Kauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Einkäufer*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Einzelhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Foto- und Multimediakaufmann / Foto- und Multimediakauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Medizinproduktekaufmann / Medizinproduktekauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Mobilitätsservice (Lehrberuf), „1. voll“
• Personaldienstleistung (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Reisebüroassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Speditionslogistik (Lehrberuf), „1. voll“
• Sportadministration (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Steuerassistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Waffen- und Munitionshändler*in (Lehrberuf), „1. voll“

Alternativen (Auswahl)

Alternative Berufe sind Berufe, die entweder eine ähnliche Ausbildung oder ähnliche Aufgaben- oder Tätigkeitsbereiche haben, wie der Beruf, über den du dich gerade informierst. Die Ähnlichkeit kann auch in den Arbeitsmaterialien, den Arbeitsumgebungen liegen oder in der Art, wie du mit anderen Menschen zusammenarbeitest.

Diese Liste soll dir bei der Überlegung helfen, welche Berufe und Ausbildungen für dich noch interessant sein könnten und dich auf weitere Ideen bringen.

• Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Bankangestellter / Bankangestellte
• Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf), „1. voll“
• Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Drogist*in (Lehrberuf), „1. voll“
• E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• EDV-Kaufmann / EDV-Kauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Einkäufer*in
• Einkäufer*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Einzelhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• EU-Beamter / EU-Beamtin
• Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Exekutivbedienstete / Exekutivbediensteter im Justizwachdienst
• Exekutivbedienstete / Exekutivbediensteter im Polizeidienst
• Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Foto- und Multimediakaufmann / Foto- und Multimediakauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Jurist*in
• Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Managementassistent*in
• Medizinproduktekaufmann / Medizinproduktekauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Mobilitätsservice (Lehrberuf), „1. voll“
• Personalberater*in
• Personaldienstleistung (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Rechtsanwalt / Rechtsanwältin
• Reisebüroassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Sachbearbeiter*in
• Sicherheitsfachkraft (m./w./d.)
• Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Speditionslogistik (Lehrberuf), „1. voll“
• Sportadministration (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Steuerassistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin
• Waffen- und Munitionshändler*in (Lehrberuf), „1. voll“

Mit einer erfolgreich abgeschlossenen Lehre und vier weiteren Prüfungen erlangst du die Berufsmatura (Berufsreifeprüfung). Diese öffnet dir den Zugang zu Universitäts- und Fachhochschulstudien. Außerdem ermöglicht sie zusätzliche Karrierewege im erlernten Beruf, aber auch außerhalb des bisherigen Berufsfeldes.

Und so geht es:

Die Berufsmatura besteht aus vier Teilprüfungen: Deutsch (schriftlich und mündlich) und Mathematik (schriftlich), eine lebende Fremdsprache (schriftlich oder mündlich) und ein Fachbereich (schriftliche Prüfung oder Projektarbeit und mündliche Prüfung). Der Fachbereich ist ein Thema aus dem Berufsfeld des Kandidaten/der Kandidatin.

Wie funktioniert die Vorbereitung?

Die Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung erfolgt in Vorbereitungskursen, die von Erwachsenenbildungseinrichtungen (z. B. WIFI, BFI, Volkshochschulen), Berufsschulen oder höheren Schulen (z. B. AHS, HAK, HTL, HLW) angeboten werden. In solchen Lehrgängen können auch die jeweiligen Teilprüfungen abgelegt werden. Drei der vier Teilprüfungen können bereits während der Lehre abgelegt werden. Zur letzten Teilprüfung kannst du nach erfolgreichem Lehrabschluss, aber nicht vor dem 19. Geburtstag antreten.

Durch ein Förderprogramm, können die Vorbereitungskurse und die Prüfung seit September 2008 in ganz Österreich kostenlos angeboten werden. Zur konkreten Ausgestaltung der Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung bestehen in den einzelnen Bundesländern unterschiedliche Modelle. Informationen bieten u. a. die Bildungseinrichtungen und die Lehrlingsstellen der Wirtschaftskammern.

Link: Häufig gestellte Fragen!

Selbstständigkeit

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung ist z. B. gegeben durch:

Freie Gewerbe:

• Büroservice (Zurverfügungstellung bürotechnischer Einrichtungen und die Durchführung von Büroarbeiten, eingeschränkt auf Schreibarbeiten, die Adressierung, Kuvertierung, Paketierung von Poststücken, die Durchführung von Botengängen sowie die Entgegennahme und Weitergabe von telefonischen oder im Wege anderer Kommunikationsmittel eingelangten Nachrichten)
• Lagerung und Vernichtung von Akten und Datenträgern (Evidenzbüro)
• Handelsgewerbe

Informationen zum „Freien Gewerbe“: freie Gewerbe erfordern in der Regel keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde. Grundsätzlich richtet sich der Gewerbeumfang nach dem Wortlaut der Gewerbeanmeldung.

Liste der Freien Gewerbe:

• Bundeseinheitliche Liste der freien Gewerbe

ALLGEMEINE HINWEISE:

Mit Ausnahme der freien Berufe (und neuen Selbstständigen) sowie der Landwirtschaft brauchst du für jede Tätigkeit, die du selbstständig, regelmäßig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausüben willst eine Gewerbeberechtigung. Diese erhältst du durch Anmeldung bei der Gewerbebehörde (Bezirkshauptmannschaft, Magistrat).
Unabhängig von einem etwaigen Befähigungsnachweis musst du dafür folgende Voraussetzungen erfüllen:

• das 18. Lebensjahr muss vollendet sein
• österreichische Staatsbürgerschaft oder Staatsbürgerschaft eines anderen EU-Mitgliedstaates (oder eines Staates, mit dem ein entsprechender Staatsvertrag besteht) oder es liegt ein gültiger Aufenthaltstitel vor, der zur selbstständigen Tätigkeit berechtigt
• keine Ausschließungsgründe (z. B. abgewiesene Konkursanträge, Bestrafung wegen Finanzstrafdelikten)

In allen Fällen einer selbstständigen Berufsausübung (ob im Rahmen eines Gewerbes oder als freiberufliche Tätigkeit) ist diese bei der Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft und dem zuständigen Finanzamt zu melden.

Weitere Informationen und Kontakte:

• Weitere Informationen über die Gewerbeordnung, Befähigungsnachweise, Kontaktmöglichkeiten usw. finden Sie unter Wirtschaftskammer Österreich – Gewerberecht.
• Weitere Informationen zur Unternehmensgründung, Kontaktmöglichkeiten usw. finden Sie unter Gründerservice der Wirtschaftskammer Österreich.