Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei

In Notariatskanzleien werden öffentliche Urkunden errichtet und die Echtheit von Urkunden, ihre Beweiskraft und Aufbewahrung sichergestellt. Zu solchen Urkunden gehören beispielsweise Kauf-, Miet- und Pachtverträge, Erbschafts-, Schenkungs- und Verzichtsverträge, Statuten und Gesellschaftsverträge oder auch die Beglaubigung der Echtheit von Zeugnissen, Zertifikaten, Abschriften von Originaldokumenten sowie die Bestätigung von Protokollen z. B. von Gesellschaftsversammlungen sowie die Erstellung von Grundbucheingaben.

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien unterstützen Notar*innen und andere Mitarbeiter*innen in Notariatskanzleien bei allen administrativen und bei einfachen rechtsspezifischen Aufgaben. Ihre Hauptaufgaben liegen im Office Management und bei laufenden Büroarbeiten. Sie organisieren den E-Mail- und Schriftverkehr, nehmen eingehende Anrufe und Schreiben auf, beurteilen, zu welchem Sachverhalt diese gehören und leiten sie an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen weiter. Sie organisieren und koordinieren Besprechungen und Termine mit Klientinnen, Behörden oder Parteienvertreter*innen, aber auch im Team und protokollieren die Gespräche. Außerdem bereiten sie einfache Unterlagen und den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden, Klienten, andere Parteien und Parteienvertreter*innen vor. Unter Aufsicht der Notare und Notarinnen arbeiten sie an einfachen/routinemäßigen Verfahren mit (z. B. Adoption, Unterhaltsverfahren, einvernehmliche Scheidung usw.), bei Anträgen (z. B. für das Firmen- und Grundbuch), bei Erklärungen (z. B. Abgabenerklärungen) oder Anmeldungen (z. B. Markenanmeldungen) sowie bei Beurkundungen (z. B. Beglaubigungen).

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien unterstützen aber auch bei Abrechnungen und im Rechnungswesen. Sie erstellen Abrechnungen und bereiten Honorarnoten vor und arbeiten im Zahlungsverkehr und Mahnwesen mit. Auch bei Marketingaufgaben unterstützen sie, wenn sie z. B. Newsletter erstellen, bei der Betreuung der Webseite mitarbeiten oder Informationsschreiben verfassen.

Um diese Aufgaben kompetent erledigten zu können, verfügen Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien über grundlegende Kenntnisse in relevanten Rechtsbereichen. Dazugehören z. B. das Verfahrens-, Zivil-, Grundbuch-, Firmenbuch-, Kosten- und Standesrecht, das Bürgerliche Recht sowie Unternehmens- und Abgaberecht. Besonders wichtig sind für Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien Kenntnisse im Erbrecht, in Verlassenschaftsverfahren sowie Erwachsenenschutz-, Miet-, Liegenschafts- und Gesellschaftsrecht, da viele Tätigkeiten der Notariate in diesen Zusammenhängen durchgeführt werden.

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien arbeiten in Büroräumen an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie arbeiten mit Computer und Laptops, verwenden Internet und verschiedenen, teils auch berufsspezifischen Softwareprogrammen und kommunizieren über Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, aber auch in Webmeetings.
Kanzleiassistent*innen bedienen die üblichen Bürogeräte wie z. B. Kopiergeräte, Drucker und Scanner sowie Telefon- und Gegensprechanlagen. Sie verwenden unterschiedliche (digitale) Formulare und führen Datenbanken, Terminkalender, Journale, Listen, Protokolle und benutzen diverses Büromaterial.

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien arbeiten im Sekretariat von Notariatskanzleien gemeinsam mit Notar*innen sowie mit Berufskolleg*innen und weiteren administrativen oder kaufmännischen Fachkräften. Sie stehen im direkten Kontakt zu Klientinnen und Klienten (Mandant*innen und Mandanten) und zu Mitarbeiter*innen von Behörden und Gerichten.

Kanzleiassistent*innen arbeiten hauptsächlich während den betriebsüblichen Bürozeiten und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig. Wenn beispielsweise behördliche Fristen eingehalten werden müssen, können auch Mehrarbeit und Überstunden notwendig werden.

• Arbeiten im Posteingang und Postausgang erledigen
• Texte und Schriftstücke wie Urkunden, Markenanmeldungen etc. nach Vorgaben erstellen, z. B. für Gerichte, Behörden, Klient*innen usw.
• Materialbeschaffung, wie z. B. Büromaterial, Dokumente, Büroeinrichtung
• Rechnungslegung und Arbeiten im Rechnungswesen
• Arbeiten im Zusammenhang mit Gericht- und Behördenangelegenheiten, insbesondere Fristlegung von Akten, Schriftstücken und Geschäftsstücken durchführen
• Termine koordinieren, Dienstreisen planen, Verhandlungen und Besprechungen vor- und nachbereiten
• Behörden, Klient*innen, Parteien anmelden, informieren und betreuen
• Marketingmaterialien erstellen und verschicken
• Statistiken, Dateien, Karteien anlegen und warten
• administrative und verwaltende Tätigkeiten durchführen
• Mitarbeit bei einfachen Anträgen und Verfahren unter Aufsicht der Notarin bzw. des Notars

• Notariatskanzleien

Die Ausbildung im Lehrberuf Kanzleiassistent*in ist seit 1. Mai 2020 möglich. Sie ersetzt die Ausbildung im bisherigen Lehrberuf Rechtskanzleiassistent*in.
Die Ausbildung ist in den Schwerpunkten Rechtsanwaltskanzlei oder Notariatskanzlei möglich.

Wichtige Ausbildungsinhalte:

• Office- und Kanzleimanagement
• zielgruppengerechte Kommunikation, Klient*innenbetreuung
• Datenschutz und Datensicherheit
• Marketing
• Buchhaltung und Kostenrechnung, Rechnungswesen
• Terminplanung und -koordination
• Grundkenntnisse der Rechtswissenschaften
• Fremdsprachen
• Software und digitale Anwendungen
• Aufbereitung von Daten und führen von Datenbanken
• Aktenführung, Dateien- und Ablageorganisation

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen laufen zu ergänzen und vertiefen.

Weiterbildungsbereiche für Kanzleiassistent*innen – Notariatskanzlei sind beispielsweise:

• Office Management
• Buchhaltung, Rechnungswesen
• IT- und Softwareprogramme
• Wirtschaft und Recht
• Internet, Social Media und Multimedia
• E-Government
• Datensicherheit und Datenschutz
• Fremdsprachen
• Marketing

Das Berufsförderungsinstitut (bfi) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereich der Kanzleiassistentinnen und -assistenten Weiterbildungskurse durch. Auch die Notariatsakademie bieten einschlägige Weiterbildungsmöglichkeiten für Kanzleimitarbeiter*innen an. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Bildungseinrichtungen, die Kurse und Lehrgänge für entsprechende Fach- und Sozialkompetenzen anbieten.

Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten außerdem Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge für Berufstätige an berufsbildenden höheren Schulen, insbesondere Handelsakademien. Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht. Auch die Berufsreifeprüfung (insb. Lehre mit Matura) oder eine Studienberechtigungsprüfung ermöglichen den Zugang zum Studium.

Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Kanzleiassistent*innen zur Teamleiter*innen oder Büroleiter*innen aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams. In großen Kanzleien ist auch die Weiterentwicklung zum/zur Managementassistent*in möglich.

Weiterführende Bildungsmöglichkeiten und Höherqualifizierung:

Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.

Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.

Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• gute Deutschkenntnisse
• gute rhetorische Fähigkeit
• gutes Gedächtnis
• kaufmännisches Verständnis
• schriftliches Ausdrucksvermögen
• Zahlenverständnis und Rechnen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Aufgeschlossenheit
• Kommunikationsfähigkeit
• Kontaktfreude
• Kundinnen- / Kundenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Belastbarkeit / Resilienz
• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Freundlichkeit
• Konzentrationsfähigkeit
• Rechtsbewusstsein
• Selbstorganisation
• Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
• Verschwiegenheit / Diskretion

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• Informationsrecherche und Wissensmanagement
• Koordinationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Prozessverständnis
• systematische Arbeitsweise
• Umgang mit sozialen Medien

Ersatz von Lehrabschlussprüfung

Die abgelegte Lehrabschlussprüfung im Lehrberuf KanzleiassistentIn ersetzt die Lehrabschlussprüfung im Lehrberuf

• Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)

Verwandte Lehrberufe

Durch die Verwandtschaftsregelung wird die Ausbildung in einem Lehrberuf auf Teile der Lehrzeit in anderen (verwandten) Lehrberufen angerechnet. Dadurch verkürzt sich die Lehrzeit bei der Ausbildung in einem weiteren Lehrberuf (oder auch beim Wechsel auf einen verwandten Lehrberuf).

Bei folgenden verwandten Lehrberufen verkürzt sich die Lehrzeit im Ausmaß der angegebenen Lehrjahre. (Beispiel: Der Eintrag „1. voll“ bedeutet z. B., dass sich die Lehrzeit im verwandten Lehrberuf um ein Jahr verkürzt.)

• ?Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf), „1. voll“
• Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Drogist*in (Lehrberuf), „1. voll“
• E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Einkäufer*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Einzelhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Medizinproduktekaufmann / Medizinproduktekauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Mobilitätsservice (Lehrberuf), „1. voll“
• Personaldienstleistung (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Reisebüroassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Speditionslogistik (Lehrberuf), „1. voll“
• Sportadministration (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Steuerassistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“

Alternativen (Auswahl)

Alternative Berufe sind Berufe, die entweder eine ähnliche Ausbildung oder ähnliche Aufgaben- oder Tätigkeitsbereiche haben, wie der Beruf, über den du dich gerade informierst. Die Ähnlichkeit kann auch in den Arbeitsmaterialien, den Arbeitsumgebungen liegen oder in der Art, wie du mit anderen Menschen zusammenarbeitest.

Diese Liste soll dir bei der Überlegung helfen, welche Berufe und Ausbildungen für dich noch interessant sein könnten und dich auf weitere Ideen bringen.

• Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf), „1. voll“
• Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Drogist*in (Lehrberuf), „1. voll“
• E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Einkäufer*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Einzelhandel (Lehrberuf), „1. voll“
• EU-Beamter / EU-Beamtin
• Europa Assistent*in
• Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Finanzbeamter / Finanzbeamtin
• Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hausverwalter*in
• Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Immobilienmakler*in
• Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Informationsmanager*in
• Jurist*in
• Managementassistent*in
• Medizinproduktekaufmann / Medizinproduktekauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Mobilitätsservice (Lehrberuf), „1. voll“
• Notar*in
• Personaldienstleistung (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Rechtsanwalt / Rechtsanwältin
• Rechtspfleger*in
• Reisebüroassistent*in (Lehrberuf), „1. voll“
• Revisionsassistent*in
• Revisor*in
• Richter*in
• Sachbearbeiter*in
• Sachwalter*in
• Sozialarbeiter*in
• Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), „1. voll“
• Speditionslogistik (Lehrberuf), „1. voll“
• Sportadministration (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Steuerassistenz (Lehrberuf), „1. voll“
• Steuerberater*in
• Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf), „1., 2. voll“
• Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), „1., 2., 3. voll“
• Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin

Mit einer erfolgreich abgeschlossenen Lehre und vier weiteren Prüfungen erlangst du die Berufsmatura (Berufsreifeprüfung). Diese öffnet dir den Zugang zu Universitäts- und Fachhochschulstudien. Außerdem ermöglicht sie zusätzliche Karrierewege im erlernten Beruf, aber auch außerhalb des bisherigen Berufsfeldes.

Und so geht es:

Die Berufsmatura besteht aus vier Teilprüfungen: Deutsch (schriftlich und mündlich) und Mathematik (schriftlich), eine lebende Fremdsprache (schriftlich oder mündlich) und ein Fachbereich (schriftliche Prüfung oder Projektarbeit und mündliche Prüfung). Der Fachbereich ist ein Thema aus dem Berufsfeld des Kandidaten/der Kandidatin.

Wie funktioniert die Vorbereitung?

Die Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung erfolgt in Vorbereitungskursen, die von Erwachsenenbildungseinrichtungen (z. B. WIFI, BFI, Volkshochschulen), Berufsschulen oder höheren Schulen (z. B. AHS, HAK, HTL, HLW) angeboten werden. In solchen Lehrgängen können auch die jeweiligen Teilprüfungen abgelegt werden. Drei der vier Teilprüfungen können bereits während der Lehre abgelegt werden. Zur letzten Teilprüfung kannst du nach erfolgreichem Lehrabschluss, aber nicht vor dem 19. Geburtstag antreten.

Durch ein Förderprogramm, können die Vorbereitungskurse und die Prüfung seit September 2008 in ganz Österreich kostenlos angeboten werden. Zur konkreten Ausgestaltung der Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung bestehen in den einzelnen Bundesländern unterschiedliche Modelle. Informationen bieten u. a. die Bildungseinrichtungen und die Lehrlingsstellen der Wirtschaftskammern.

Link: Häufig gestellte Fragen!

Selbstständigkeit

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung ist beispielsweise gegeben durch:

Freie Gewerbe:

• Handelsgewerbe
• Büroservice (Zurverfügungstellung bürotechnischer Einrichtungen und die Durchführung von Büroarbeiten, eingeschränkt auf Schreibarbeiten, die Adressierung, Kuvertierung, Paketierung von Poststücken, die Durchführung von Botengängen sowie die Entgegennahme und Weitergabe von telefonischen oder im Wege anderer Kommunikationsmittel eingelangten Nachrichten)

Informationen zum „Freien Gewerbe“: freie Gewerbe erfordern in der Regel keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde. Grundsätzlich richtet sich der Gewerbeumfang nach dem Wortlaut der Gewerbeanmeldung.

Liste der Freien Gewerbe:

• Bundeseinheitliche Liste der freien Gewerbe

ALLGEMEINE HINWEISE:

Für jede Tätigkeit, die Sie selbstständig, regelmäßig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausüben wollen, brauchen Sie eine Gewerbeberechtigung (Ausnahme: Freie Berufe). Diese erhalten Sie durch Anmeldung bei der Gewerbebehörde (Bezirkshauptmannschaft, Magistrat).
Unabhängig von einem etwaigen Befähigungsnachweis müssen sie dafür folgende Voraussetzungen erfüllen:

• das 18. Lebensjahr muss vollendet sein
• österreichische Staatsbürgerschaft oder Staatsbürgerschaft eines anderen EU-Mitgliedstaates (oder eines Staates, mit dem ein entsprechender Staatsvertrag besteht) oder es liegt ein gültiger Aufenthaltstitel vor, der zur selbstständigen Tätigkeit berechtigt
• keine Ausschließungsgründe (z. B. abgewiesene Konkursanträge, Bestrafung wegen Finanzstrafdelikten)

Weitere Informationen und Kontakte:

• Weitere Informationen über die Gewerbeordnung, Befähigungsnachweise, Kontaktmöglichkeiten usw. finden Sie unter Wirtschaftskammer Österreich – Gewerberecht.
• Weitere Informationen zur Unternehmensgründung, Kontaktmöglichkeiten usw. finden Sie unter Gründerservice der Wirtschaftskammer Österreich.